Arbitrage

AN-i
Secretariaat Arbitrage
T.a.v. mw. I. Schreuder
Jagerlaan 12
3701 XJ Zeist

Per e-mail verzonden naar: schreuder@an-i.nl

Datum:  ……
Betreft:  Procedure bij de arbiter in de zaak ………………

Geachte arbiter,

In het geschil dat is ontstaan, hebben we besloten om de zaak via de arbitrage door arbiters van AN-i te laten oplossen.

Na het versturen van het inschrijfformulier hebben we een bevestiging ontvangen en is de zitting bepaald op ……………. Ik heb de gelegenheid gekregen om schriftelijk en uiterlijk op ………. voor ….00 uur mijn standpunt kenbaar te maken. Het referentienummer van onze zaak is ………….

Ik zal hieronder op het volgende ingaan:
A. Uitleg van het geschil
B. De feiten die zich hebben voorgedaan
C. Mijn standpunt en dus mijn zienswijze
D. Welke uitkomst vind ik passend en wat is mijn vordering
E. Afrondend

Voor zover mogelijk zal ik verwijzen naar de bijlagen die ik tegelijk meestuur als bewijsmateriaal. Ik zal met deze uitwerking blijven binnen het aangegeven maximum van 10 pagina’s (exclusief bijlagen).

A. Uitleg van het geschil 

Er is een verschil van mening ontstaan dat door ons omschreven is op het inschrijfformulier. In aanvulling op deze omschrijving kan ik het volgende toelichten ……………. Mijn belang hierbij is dat …………………

Dit geschil is eerder tussen ons behandeld, maar we blijven van mening verschillen. Hierover kan ik de volgende toelichting geven ………………

B. De feiten die zich hebben voorgedaan

Ik zal hieronder schetsen welke gebeurtenissen zich hebben voorgedaan, waarbij ik steeds zo concreet mogelijk zal aangeven op welke datum en indien nodig op welk tijdstip dat heeft plaatsgevonden. Ik zal hierbij ook aangeven over welke bewijsstukken ik beschik, welke ik zal nummeren en meesturen.

Ik zal eerst de situatie schetsen waarin wordt gewerkt ………….

Op de volgende datum ……….. is het volgende gebeurd; ………………..

Op ……………… is ………….. etc. Ik kan hierbij verwijzen naar …………………. (voorbeeld contract, brief, e-mail, whatsapp, foto, verklaring). Daarin is te lezen / te zien dat …………….

C. Mijn standpunt en zienswijze

Op grond van voorgaande feiten en bewijsstukken ben ik van mening dat ………………………………….. Ik baseer dit standpunt vooral op …………………..

D. Welke uitkomst vind ik passend

De volgende uitkomst zou ik een passende oplossing vinden …………….

Optie: Ik heb hierin eerder een voorstel gedaan om dit samen met de wederpartij op te lossen, namelijk het volgende voorstel ……. dat is als volgt besproken ……….

Optie: Ik wil mijn vordering die is opgenomen op het inschrijfformulier verminderen / vermeerderen of anders omschrijven. Mijn vordering wordt ………………………………

E. Afrondend

Graag zie ik een bevestiging van ontvangst van mijn standpunt tegemoet. Ik ben natuurlijk aanwezig tijdens de zitting om vragen te beantwoorden. Tijdens de zitting zal ik van de gelegenheid gebruik maken om te reageren op het standpunt dat door de wederpartij wordt toegestuurd. Ik zal mijn reactie daarop schriftelijk voorbereiden, zodat ik dat kan voorlezen.

Met vriendelijke groet,  

…………….. [naam en handtekening]

Bij dit schrijven stuur ik de volgende bijlagen mee: 
1.  Kopie van identiteitsbewijs (bijvoorbeeld een ID-kaart, rijbewijs of paspoort –  mede ter vergelijking van de handtekening)
2. …………….. bewijsstukken,
3. …………….. etc.

Reglement

1. Definitie van de begrippen

a. Arbiter: de partij die een geschil tussen een werkgever en werknemer beslecht op grond van de wettelijke regeling van arbitrage (Boek 4 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering) en het reglement van arbitrage door AN-i.

b. Het arbitrageinstituut: het kantoor dat de arbiter benoemt en de administratieve afhandeling van de procedure verzorgt (o.a. bevestigingen, organisatie, registratie, financiele afwikkeling en versturen vonnis).

c. Werknemer: de natuurlijke persoon die op grond van een arbeidsovereenkomst, overeenkomst van opdracht, stageovereenkomst of leerovereenkomst werkzaam is of de voorzitter van de ondernemingsraad.

d. Werkgever: de rechtspersoon of natuurlijke persoon voor wie de werknemer werkzaam is, bijvoorbeeld op grond van een arbeidsovereenkomst, aanstelling,  overeenkomst van opdracht, stage-, leerovereenkomst of uitzendovereenkomst.

e. Geschil: een onenigheid over een recht van de werknemer of werkgever dat ter beoordeling aan de arbiter wordt voorgelegd.

f. Inschrijfformulier: het inschrijfformulier waarmee de werkgever en werknemer overeenkomen dat zij hun geschil door arbitrage door de arbiter laten beslechten en daartoe aan de arbiter de opdracht geven.

2. Toepasselijkheid

a. Op de behandeling van het geschil tussen werknemer en werkgever is de wettelijke regeling van arbitrage van toepassing (boek 4 Rv). Deze wettelijke regeling geldt, tenzij hiervan in dit arbitragereglement of in de arbitrageovereenkomst (het inschrijfformulier) is afgeweken. 

b. Dit arbitragereglement is van toepassing op de behandeling van geschillen over arbeidsverhoudingen tussen een werknemer en een werkgever die zich door een arbitrageovereenkomst (het inschrijfformulier) zich verbonden hebben om het geschil middels arbitrage door de arbiter te laten beslechten. Het arbitragereglement geldt ook voor geschillen tussen de ondernemer en de ondernemingsraad, waarbij de voorzitter van de ondernemingsraad in het onderstaande als werknemer wordt aangemerkt.  

3. Inschrijving, bevestiging en planning zitting

3.1.  Een werknemer en werkgever melden zich aan via het inschrijfformulier, schriftelijk en in het Nederlands. Dit formulier is door beiden ondertekend en bevat een korte omschrijving van het geschil en de vordering van de werknemer / werkgever en eventueel de tegenvordering. Het formulier wordt verzonden naar het secretariaat van het arbitrageinstituut van AN-i, per post of als bijlage per e-mail. 

3.2. Het secretariaat bevestigt de ontvangst van het inschrijfformulier op werkdagen binnen 24 uur. Zij informeert  daarna de partijen of de procedure inderdaad door de arbiter in behandeling kan en zal worden genomen, volledig ter beoordeling aan het arbitrageinstituut zelf.  Het arbitrageinstituut meldt wie als arbiter zitting zal nemen. Het gaat om een éénpersoonsscheidsgerecht. Eerst na de bevestiging en daarmee de melding wie er als arbiter zal optreden, is er sprake van een aanhangige procedure en een rechtsgeldige overeenkomst van arbitrage en overeenkomst van opdracht met het arbitrageinstituut en de arbiter.

3.3. Een partij kan bezwaar maken tegen de benoeming van een arbiter, indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn/haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid. De arbiter mag geen belangen hebben bij de afloop van het geschil en behoort de partijen op voet van gelijkheid te behandelen.

3.4. Mocht een arbiter tijdelijk verhinderd zijn om de arbitrage te verzorgen, dan zal de zitting en/of de uitspraak na de verhindering plaatsvinden. Indien deze verhindering te lang duurt, dan zal het arbitrageinstituut een andere arbiter aanwijzen die de zaak zal beslechten, geheel ter beoordeling van het arbitrageinstituut en na overleg met beide partijen.

3.5. Het arbitrageinstituut zal een zittingsdatum en tijdstip van de zitting bepalen.

4. Schriftelijk indienen standpunten door partijen

4.1. De verzoekende partij dient naast het inschrijfformulier ook het eigen standpunt bij het secretariaat van de arbiter. Normaal is de werkgever de verzoekende partij, maar in overleg kan afgesproken worden dat de werknemer als verzoeker eerst het standpunt in gaat dienen. 

4.2. Het tijdstip waarop de verweerder de reactie indient wordt doorgegeven door het secretariaat. Dat is normaal uiterlijk drie werkdagen voor de zitting . In geval van een zitting op donderdag om 13.00 uur, dient het standpunt op maandag voor 13.00 uur binnen te zijn. In geval van een zitting op dinsdag om 11.00 uur, dient het standpunt op donderdag voor 11.00 uur binnen te zijn.

4.3. De uitwerking van het standpunt van de werkgever en werknemer wordt dus los van elkaar toegestuurd naar de arbiter. Deze uitwerking van het standpunt is maximaal 10 pagina’s (exclusief bijlagen). Naast het beschreven standpunt wordt desgewenst een genummerd overzicht met bijlagen opgenomen in PDF, welke bijlagen zelf ook genummerd zijn. Het gaat om bewijsstukken zoals contracten, correspondentie, verklaringen, foto’s en dergelijke waar de werknemer of werkgever naar verwijst. Voor een concept van een verzoek wordt verwezen naar de website (zie hierboven).

4.4. Iedere partij zorgt ervoor dat naast de arbiter ook de wederpartij een kopie van het standpunt en de bijlagen krijgt, zodat iedereen de stukken heeft waarover ook de arbiter beschikt. 

4.5. De ontvangst van stukken wordt door het secretariaat per e-mail bevestigd.

4.6. Beide partijen mogen op het moment dat zij hun standpunt indienen hun vordering die is omschreven op het inschrijfformulier aanpassen (verminderen of vermeerderen). Voorwaarde is wel dat een vermeerdering van de vordering binnen het kader blijft van het op het inschrijfformulier omschreven geschil. Een latere wijziging voor of tijdens de zitting mag alleen in overleg met de wederpartij of wanneer de wederpartij daardoor niet onredelijk in de verdediging wordt bemoeilijkt en wanneer daardoor het geding niet onredelijk wordt vertraagd.

4.7. Mocht de arbiter aanvullende stukken opvragen, dan zal zij dat aan de betreffende partij laten weten. Ook van deze aanvullende stukken die opgestuurd worden naar de arbiter wordt een kopie aan de wederpartij verzonden.

5. De zitting 

5.1. De arbiter zal de werknemer en werkgever uitnodigen voor een besloten hoorzitting, waarbij dus zowel de werkgever, de werknemer en de arbiter aanwezig zijn. Deze zitting zal normaal digitaal en dus online via Teams plaatsvinden. 

5.2. De werknemer en werkgever zullen tijdens de zitting zelf het woord voeren en krijgen de gelegenheid om hun standpunt nader toe te lichten en te reageren op het standpunt van de wederpartij. Beiden mogen zich laten vergezellen door een enkele persoon.

5.3.  Van de hoorzitting worden geluidsopnames gemaakt door de arbiter, zodat de arbiter geen aantekeningen hoeft te maken. Deze geluidsopnames zijn uitsluitend bedoeld voor de arbiter. Van de hoorzitting wordt geen verslag gemaakt. Een werknemer of werkgever mag zelf ook geluidsopnames maken van de zitting, als de wederpartij en de arbiter daarmee instemmen. Geluidsopnames zijn uitsluitend voor eigen gebruik en mogen niet met derden gedeeld worden.

5.4. Tijdens de zitting kan een arbiter aan een partij een verzoek doen om bewijsmateriaal te verschaffen en/of kenbaar maken dat getuigen moeten worden gehoord. Dit moet dan na de zitting plaatsvinden. 

6. Het vonnis

6.1. De arbiter zal binnen acht werkdagen na de zitting aan partijen de uitspraak toesturen per post en op voorhand per e-mail. Indien een partij tijdens de zitting een verzoek heeft gekregen om bewijsmateriaal te verschaffen dan volgt de uitspraak binnen acht werkdagen na ontvangst van dat bewijs of na het verlopen van de termijn daarvoor. Dat geldt ook als na de zitting getuigen worden gehoord.

6.2. Het vonnis wordt gelijktijdig naar de werknemer en werkgever verzonden. In die uitspraak zal een korte weergave gegeven worden van het standpunt van beide partijen, gevolgd door een gemotiveerde beslissing. De beslissing is dusdanig omschreven dat daarin ook wordt uitgelegd hoe partijen feitelijk invulling kunnen geven aan het oordeel, rekening houdend met de werksituatie en vorderingen.

6.3. De uitspraak kan in plaats van een eindvonnis ook inhouden dat een partij een bewijsopdracht krijgt, dat wil zeggen dat de werknemer of werkgever een termijn krijgt om bepaalde feiten te bewijzen, of dat de uitspraak een andere regeling van procesorde bevat. Na de gestelde termijn volgt alsnog het eindvonnis als genoemd in punt 6.1.

6.4. Eventuele aanvullingen, schrijffouten of misslagen in het vonnis die voor beide partijen kenbaar moeten zijn en zich lenen voor eenvoudig herstel, kunnen uit eigen beweging door de arbiter en binnen 3 maanden op verzoek van een partij worden hersteld. Beide partijen worden vooraf in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun standpunt hierover kenbaar te maken.

6.5. De uitspraak van de arbiter is bindend voor beide partijen en bij voorraad uitvoerbaar geheel conform de wettelijke regeling van arbitrage. Op grond van de wettelijke regeling kan de uitspraak ook een gebod of verbod op straffe van verbeurte van een dwangsom inhouden, in goede justitie te bepalen door de arbiter. Mocht een partij het vonnis niet nakomen, dan kan de wederpartij zelf een verzoek indienen om verlof te krijgen om het vonnis ten uitvoer te leggen en te executeren, voor eigen rekening. Met de uitspraak is de procedure afgerond. Over de uitkomst en motivatie wordt niet nader gecorrespondeerd. Voor zover een partij (wegens een omissie in de arbitrage) een vernietigingsprocedure start bij het Hof is cassatie tegen het oordeel van het Hof uitgesloten. De registratie van de procedure en de uitspraak wordt voor vijf jaar door het arbitrageinstituut bewaard.

7. De kosten

7.1 De kosten die zijn verbonden aan het door de arbiter laten behandelen van het geschil komen voor rekening van de werkgever. Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven gaat het om de kosten die zijn vermeld op het inschrijfformulier, zijnde een all-in tarief waarin de kosten van de arbiter en zijn onkosten, alsmede de kosten van het arbitrageinstituut zijn begrepen.

7.2. Indien de werknemer of werkgever zich laat bijstaan, komen de kosten daarvan voor eigen rekening.

7.3. In geval een partij niet (op tijd) verschijnt voor de zitting of zich niet uiterlijk 24 uur voor de zitting heeft afgemeld, kan de arbiter besluiten om een nieuwe zittingsdatum te bepalen, waarvan de meerkosten (reistijd, voorbereiding e.d.) in rekening worden gebracht bij de werkgever. Voorgaande laat de mogelijkheid onverlet zoals bij wet bepaald om de procedure bij verstek te voeren.

7.5. Het arbitragereglement verbiedt niet dat de werkgever en werknemer onderling een afwijkende kostenregeling met elkaar overeenkomen. Het arbitrageinstituut van de arbiter staat buiten dergelijke afspraken, nu de arbiter de kosten steeds in rekening zal brengen bij de werkgever.

8. Overige

8.1. De procedure wordt vertrouwelijk behandeld, dat wil zeggen de informatie in de procedure wordt alleen gedeeld met de wederpartij en de arbiter. De arbiter, de werknemer en werkgever zijn allen verplicht tot geheimhouding van alle zaken die tijdens de procedure naar voren zijn gebracht, behoudens datgene dat nodig is voor het uitvoeren van het vonnis of het verkrijgen van een recht. Geheimhouding geldt niet voor zaken waarvoor een partij ontheffing heeft verleend.

8.2. De werknemer en werkgever procederen in eigen persoon. Ook als zij zich laten bijstaan door een derde of gemachtigde, worden de werknemer en werkgever geacht tijdens de zitting persoonlijk hun standpunt toe te lichten en te reageren op het standpunt van de wederpartij.

8.3. De procedure start na de bevestiging van de inschrijving en kan daarna alleen door beide partijen gezamenlijk ingetrokken worden. Het arbitrageinstituut dat de arbiter benoemt, heeft de mogelijkheid om een andere arbiter op de zaak te benoemen, welke beslissing zij gemotiveerd aan partijen kenbaar zal maken, wat zich bijvoorbeeld kan voordoen als een arbiter verzoekt om van zijn taak te worden ontheven.

8.4. De genoemde termijnen voor het indienen van het standpunt of nader bewijs zijn vervaltermijnen. Het staat de arbiter vrij om eigen conclusies te verbinden aan het gegeven dat een partij de termijn heeft laten verlopen. Slechts bij hoge uitzondering zal de arbiter op gemotiveerd verzoek van een partij uitstel verlenen, wat alleen rechtsgeldig is als het schriftelijk is bevestigd. Over dat uitstel wordt de wederpartij op de hoogte gebracht.

8.5. Zowel de werknemer als de werkgever en ook derden zijn gehouden om de arbiter een eerlijke voorstelling van zaken te geven en geen relevante feiten te verzwijgen en zijn gehouden naar eer en geweten de arbiter te informeren. Van beide partijen wordt verwacht dat zij zich met respect over de medemens uitlaten en zich niet onrechtmatig gedragen.

8.6. Het arbitrageinstituut is niet verplicht een zaak in behandeling te nemen, in het bijzonder niet als het geschil niet valt onder de toepasselijkheid van dit arbitragereglement, wanneer reeds eerder een zelfde (soort) geschil is ingediend, wanneer deze procedure geen adequate route of oplossing kan bieden voor de bijzondere situatie die zich voordoet als ook wanneer de omstandigheden waarop de zaak betrekking heeft strafrechtelijk worden onderzocht of hierover een oordeel wordt gevraagd bij een andere instantie met rechtsbevoegdheid. Het arbitrageinstituut kan ook weigeren om een procedure op te pakken als de werkgever surseance van betaling is verleend, failliet is verklaard, de bedrijfsactiviteiten zijn gestaakt of wanneer er sinds de omstandigheden waarop de zaak betrekking heeft al te veel tijd is verstreken. De werkgever en de werknemer zijn gehouden relevante informatie in dit kader te verstrekken.

8.7. Mocht achteraf blijken dat een partij zich schuldig heeft gemaakt aan het grovelijk misleiden van de arbiter, dan kan de andere partij dat ter beoordeling aan de arbiter voorleggen, waarna het uitsluitend aan de arbiter is om te bepalen of zij overgaat tot het heropenen van de behandeling van de zaak.

8.8. De regeling wordt geciteerd als het reglement arbitrage.

8.9. De procedure geschiedt in de Nederlandse taal en valt onder het Nederlands recht, in het bijzonder boek 4 van het wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. De algemene voorwaarden van Artec Neval B.V en in het bijzonder artikel 4.6. van deze algemene voorwaarden zijn op deze arbitrage en dienstverlening van toepassing (www.an-i.nl/av).

8.10. Een partij die van mening is dat een arbiter in de procedure handelt in strijd met enige bepaling van procesrechtelijke aard doet daarvan melding op straffe van verval van het recht daarop later nog een beroep te mogen doen. Volgens vaste jurisprudentie kan slechts in uitzonderlijke gevallen een onjuiste beslissing  of niet juiste handelswijze van de arbiter of het arbitrageinstituut leiden tot aansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van de arbiter en het arbitrageinstituut is uitgesloten, behoudens gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid. De aansprakelijkheid beperkt zich tot de omvang van de door de arbiter of arbitrageinstituut gesloten verzekering of anders het bedrag dat is betaald voor de opdracht.

8.11. Het is ter vrije keuze aan de arbiter om af te wijken van de gangbare procesorde, in welk geval de arbiter aan beide partijen zal uitleggen waarom hij in dit geval een andere handelswijze nodig acht, wat normaal zal dienen om middels deze andere procesorde te komen tot een uitspraak die de zaak recht doet. Zo kan de arbiter gebruik maken van de wettelijke mogelijkheid om een partij op te dragen inzage of uittreksel van bescheiden te verstrekken of bewijs te leveren door middel van getuigen of deskundigen, kan de arbiter getuigen  horen, al dan niet onder ede,  en kan hij zelf deskundigen benoemen of overgaan tot het bezichtigen en opnemen van een plaatselijke gesteldheid. Bij het horen van getuigen en deskundigen mag video-conferencing toegepast worden. De kosten die met deze aanvullende stappen in de procedure verband houden komen voor rekening van de werkgever. De arbiter zelf zal voor de meertijd die de arbiter in deze zaak zal besteden geen extra kosten in rekening brengen, zodat de meerkosten zien op de kosten van derden. Het afwijken van de normale procesorde zal een grote uitzondering zijn, mede gelet op het belang van partijen om spoedig over een uitspraak te beschikken. 

8.12.  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de arbiter.

Versie – reglement per 8 januari 2026

Contact

Voor nadere informatie kunt u terecht bij ons secretariaat:  (schreuder@an-i.nl)

AN-i

T.a.v. secretariaat AN-i

Jagerlaan 12

3701 XJ Zeist

Informatie