Informatie voor werkgevers
Hoe gaat u als werkgever om met een klacht of melding?
Omgaan met discriminatie, seksuele intimidatie, agressie of pesten
Informatie voor werkgevers
Wat zijn de eerste stappen als er een melding komt?
Als u een klacht of melding over bijvoorbeeld seksuele intimidatie, discriminatie of agressie krijgt, gaat het om een situatie die onder uw zorgplicht valt. Hoe overtuigend de melding ook is, het belang van de beklaagde vraagt ook om zorgvuldigheid. Hoe gaat u rationeel om met zo’n gevoelig onderwerp?
De klager en beklaagde hebben beiden verwachtingen van u
De eerste realiteit is dat u veelal te maken heeft met verschillende personen die op u rekenen. Zij willen beiden beschermd en zorgvuldig behandeld worden. De klager geeft aan gekwetst te zijn, terwijl de beklaagde niet ten onrechte beschuldigd wil worden. Beide partijen willen dat u aan hun kant staat en maatregelen treft. Wees evenwel behoedzaam, want als u nu al een kant kiest gaat het snel mis.
Uw voornaamste rol in deze situatie is ‘regelaar’
Juist omdat u als werkgever niet zelf in het spanningsveld wilt komen tussen de klager en beklaagde, is het goed om de rol van regelaar aan te nemen. Zo kunt u zonder oordeel te vellen er wel voor beide partijen zijn en het proces in goede banen leiden.
Wat kunt u in het belang van beide partijen regelen?
- Vertrouwenspersonen – organiseer dat de klager en de beklaagde terecht kunnen bij verschillende vertrouwenspersonen;
- Haal partijen uit elkaar – als doorwerken geen optie is, regel bijvoorbeeld het op non-actief stellen van de beklaagde;
- Vertrouwelijkheid – zorg dat vertrouwelijkheid wordt bewaakt en niemand eigenhandig tot onderzoek overgaat;
- Een gesprek – als de klager daarvoor kiest, regel dan een gesprek tussen de klager en beklaagde, mogelijk in het bijzijn van een vertrouwenspersoon of bemiddelaar;
- Een onafhankelijk onderzoek – als de klager wenst dat u disciplinaire maatregelen treft of overgaat tot ontslag van de ander, dan moet eerst vastgesteld worden of de klacht gegrond is. U regelt dan een onderzoek bij een klachtencommissie;
- Tref maatregelen – op grond van een oordeel van de klachtencommissie kunt u waar nodig passende maatregelen treffen.
Praktische informatie
Veel informatie over de verschillende vormen van ongewenst gedrag, het voeren van gesprekken, de rol van de vertrouwenspersoon en de klachtenprocedure staat in onze Toolbox.
Beleid tegen ongewenst gedrag vraagt om de inzet van alle betrokkenen. Een integrale aanpak maakt de organisatie veerkrachtig. Lees meer over de rollen van alle betrokkenen:
Lid worden van KCOG
Ook als er nog geen klacht is, kunt u zich registreren bij KCOG. Op deze manier maakt u vooraf aan werknemers duidelijk wie klachten over ongewenst gedrag gaat behandelen. Dat werkt drempelverlagend.
U kunt zich op ieder moment aanmelden als lid van de commissie.
Indien u de commissie in uw beleid wilt opnemen, dan kunt u in uw gedragsregels het volgende opnemen:
“Indien u een klacht heeft over ongewenst gedrag, dan kan deze klacht onderzocht worden door de klachtencommissie ongewenst gedrag. Alle informatie over deze klachtenregeling staat op de website: www.kcog.nl“
Als er rechtstreeks bij ons een klacht wordt ingediend, zal ons secretariaat eerst contact met de contactpersoon van de organisatie opnemen. Dan kan ook bekeken worden of de klager wordt bijgestaan door een vertrouwenspersoon en in hoeverre er mogelijkheden zijn om de klacht onderling op te lossen buiten de commissie om.
Aan dit lidmaatschap zijn geen kosten verbonden. KCOG staat voor meer waarborgen, meer focus & snelheid en ook in geval van een procedure minder kosten: meer info
Concept klachtbrief
Om melders te helpen een klacht duidelijk en compleet te maken, hebben wij een conceptklacht opgesteld:
- Voor degene die de klacht u als werkgever indient: conceptbrief.
- Voor degene die de klacht direct bij KCOG indient: conceptbrief
Waarvoor kunt u terecht bij de klachtencommissie?
Voorlichting over hoe u omgaat met een melding
Onze voorlichters kunnen u van advies voorzien. U hoeft daarvoor niet aan ons verbonden te zijn. We geven u antwoord op iedere denkbare vraag over hoe u omgaat met ongewenst gedrag en de melding hierover. We helpen u om de juiste stappen te kunnen zetten, ook als er nog geen procedure nodig is.
Behandeling van een klacht door de klachtencommissie
Met iedere klacht over seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Voor de behandeling van deze klachten hoeft u niet bij ons geregistreerd te zijn. Wij kunnen u over dit traject nader informeren.
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen
Telefonisch 08877-08855 of per mail secretariaat@kcog.nl
